Politica de confidențialitate
Politică de confidențialitate în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor, privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date.
Operator
Finlight Group Oy, cod unic de identificare 1493976-4
Valtatie 10, 37800 Akaa
Datele sunt stocate în sistemul ERP Shuriken al Creaction Finland Oy. Creaction Finland Oy răspunde de implementarea și administrarea sistemului, de protecția datelor și de copiile de rezervă ale datelor. Toate datele sunt stocate și prelucrate în același sistem de evidență (adică într-o singură bază de date).
Denumirea sistemului de evidență
Finlight Group Oy – sistem de evidență a datelor privind clienții, comenzile, facturarea și marketingul.
Principii privind prelucrarea datelor cu caracter personal
Respectăm următoarele principii legate de prelucrarea datelor cu caracter personal:
Datele cu caracter personal sunt:
a) prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată („legalitate, echitate și transparență”);
b) colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri; prelucrarea ulterioară în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice nu este considerată incompatibilă cu scopurile inițiale, în conformitate cu articolul 89 alineatul (1) („limitări legate de scop”);
c) adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate („reducerea la minimum a datelor”);
d) exacte și, în cazul în care este necesar, să fie actualizate; trebuie să se ia toate măsurile necesare pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt șterse sau rectificate fără întârziere („exactitate”);
e) păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășește perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele; datele cu caracter personal pot fi stocate pe perioade mai lungi în măsura în care acestea vor fi prelucrate exclusiv în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice, în conformitate cu articolul 89 alineatul (1), sub rezerva punerii în aplicare a măsurilor de ordin tehnic și organizatoric adecvate prevăzute în prezentul regulament în vederea garantării drepturilor și libertăților persoanei vizate („limitări legate de stocare”);
f) prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare („integritate și confidențialitate”).
Datele sunt prelucrate în principal în cadrul SEE. Datele pot fi transferate în afara SEE atunci când o comandă este livrată în afara SEE (datele de livrare sunt transmise societății de transport) sau atunci când un furnizor de servicii de analiză web (de exemplu Google, Meta) prelucrează date în afara SEE. Astfel de transferuri se întemeiază pe garanții adecvate, precum Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor sau clauzele contractuale standard ale UE. Datele sunt păstrate până când clientul solicită ștergerea lor. Datele sunt păstrate, de exemplu, în scopul analizei web (motive statistice) și pentru a facilita plasarea unor comenzi noi (interesul clientului).
Scopul stocării datelor
Datele clienților sunt stocate în următoarele scopuri: comunicarea cu clienții, menținerea și dezvoltarea relației cu clienții și a relației comerciale, precum și raportarea și statistica. Finlight Group Oy utilizează aceste date și alte date obținute în cursul relației cu clientul pentru a-și planifica și direcționa produsele și serviciile.
Datele cu caracter personal sunt utilizate în limitele permise și impuse de legislația privind protecția datelor (Regulamentul general privind protecția datelor și Legea finlandeză privind protecția datelor). Datele nu sunt divulgate terților decât în modul descris în secțiunea Divulgarea și transferul datelor.
Adresele de e-mail ale persoanelor care s-au abonat la buletinul informativ sunt utilizate pentru transmiterea buletinului informativ. Informațiile furnizate în formularul de contact sunt utilizate pentru a răspunde solicitării de contact.
Datele stocate
Registrul clienților este alcătuit din mai multe fișiere separate, create în funcție de scopul lor principal. Împreună, datele din aceste fișiere constituie următoarele seturi de date aferente fiecărui client:
- Datele de contact ale clientului și informațiile necesare pentru plasarea comenzii: prenumele și numele, adresa, codul poștal, localitatea, țara, limba, numărul de telefon și adresa de e-mail. Codul numeric personal este stocat numai atunci când metoda de plată aleasă sau produsul achiziționat impune acest lucru. În cazul clienților care sunt societăți, asociații și organizații, se stochează și denumirea societății și codul unic de identificare.
- Informații privind grupul de clienți, grupa de reduceri și alte informații suplimentare specifice clientului.
- Adresa de facturare și alte informații de facturare.
- Eventualul consimțământ pentru marketingul direct.
- Informații privind comenzile, livrările și returnările clientului.
- Datele de autentificare necesare pentru conectare.
- Adresa IP sau alt identificator.
- Alte date sub formă de text legate de relația cu clientul, cum ar fi scopul unei solicitări de contact sau o dorință privind data livrării.
Datele cu caracter personal sunt șterse la cererea clientului.
Divulgarea și transferul datelor
Datele sunt divulgate terților numai în măsura necesară pentru executarea comenzii sau impusă de o obligație legală. Printre destinatari se numără, de exemplu, furnizorii de servicii de plată, societățile de informații de credit, societățile de transport și autoritățile publice. Ca urmare a modului de organizare a prelucrării datelor, o parte dintre date se pot afla la subcontractanții noștri IT.
Surse obișnuite de date
Datele de contact și datele privind clientul sunt colectate la începutul relației cu clientul și pe parcursul acesteia, din informațiile pe care clientul le comunică operatorului. Relația cu clientul începe atunci când clientul se înregistrează în serviciu, plasează o comandă, se abonează la marketingul direct sau efectuează o achiziție. O relație cu clientul poate fi inițiată și la cererea clientului, de exemplu în urma unei convorbiri telefonice.
Consimțământul pentru marketingul direct electronic (marketing prin e-mail și prin mesaje text) este solicitat separat, astfel cum impune legislația privind protecția datelor. Informațiile privind bonitatea clientului la momentul comenzii sunt obținute din sistemul Paytrail Oyj (cod unic de identificare 2122839-7), din cel al Aurajoki Nordic Oy (1998514-5) și/sau din cel al Suomen Asiakastieto Oy (0111027-9).
Analiză web și publicitate
Utilizăm instrumente de analiză și de publicitate care prelucrează date cu caracter personal privind vizita dumneavoastră. În funcție de opțiunile dumneavoastră privind modulele cookie, aceste instrumente pot primi adresa dumneavoastră IP, informații despre browser și dispozitiv, identificatori ai modulelor cookie și paginile pe care le consultați. La plasarea unei comenzi, li se pot transmite și adresa dumneavoastră de e-mail, numele, numărul de telefon, codul poștal și localitatea. Datele de contact sunt supuse unei funcții hash înainte de transmitere, ceea ce le ascunde conținutul, dar nu le face anonime.
Datele sunt utilizate pentru a măsura performanța activităților noastre de marketing, pentru a atribui achizițiile și pentru a direcționa publicitatea. Putem utiliza următoarele instrumente și servicii:
- Google (Google Ads și conversii îmbunătățite): https://business.safety.google/privacy/
- Google Analytics: https://analytics.google.com/analytics/web/
- Meta (Facebook) Pixel și Conversions API: https://www.facebook.com/business/tools/meta-pixel
- Microsoft Advertising (Bing Ads): https://about.ads.microsoft.com/en-us/resources/policies
Acești furnizori pot prelucra datele și în afara SEE, în temeiul unor garanții adecvate, precum cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor sau clauzele contractuale standard ale UE. Puteți modifica opțiunile care guvernează această prelucrare în setările privind modulele cookie de la finalul acestei pagini.
Temeiul juridic al prelucrării datelor cu caracter personal
Prelucrarea datelor cu caracter personal necesită un temei juridic. Prelucrăm datele cu caracter personal în temeiul consimțământului (de exemplu, abonarea la buletinul informativ), al contractului (de exemplu, plasarea unei comenzi), al obligației legale a operatorului (de exemplu, achiziționarea și deținerea de produse supuse autorizării), al protejării intereselor vitale (de exemplu, participarea la un curs care necesită informații privind starea de sănătate) ori al interesului legitim al operatorului sau al unei terțe părți (de exemplu, analiza web).
Module cookie
Utilizăm module cookie pentru a ne ajuta să dezvoltăm site-ul nostru pentru dumneavoastră. Scopul modulelor cookie este de a îmbunătăți și de a accelera experiența de cumpărare. Modulele cookie pot fi utilizate și pentru a oferi oferte mai bune și recomandări de produse mai personalizate. Un modul cookie este un mic fișier text pe care un server web îl salvează pe hard diskul utilizatorului. Unele funcții ale site-ului pot necesita acceptarea modulelor cookie. Browserul utilizatorului acceptă probabil modulele cookie în mod implicit, însă utilizatorul le poate bloca și din setările browserului sau le poate elimina din browser după utilizare. Informații suplimentare privind setările specifice fiecărui browser sunt disponibile în instrucțiunile producătorului browserului.
Securizarea datelor cu caracter personal
Accesul la sistemul de evidență a datelor cu caracter personal necesită drepturi de acces speciale. Accesul este limitat la datele de care o persoană are nevoie în activitatea sa și necesită date de autentificare personale. Registrul clienților și echipamentele care îl prelucrează se află în săli de servere închise. Echipamentele și programele informatice sunt actualizate periodic și în mod corespunzător, iar la eventualele amenințări se reacționează imediat. Pentru a preveni efectele incidentelor, datele sunt salvate periodic prin copii de rezervă. Sistemul este protejat împotriva conexiunilor din exterior printr-un firewall.
Personalul care prelucrează datele din registrul clienților are obligația de a păstra confidențialitatea. Datele sunt divulgate numai în temeiul unei obligații legale de notificare, cum ar fi la cererea proprie a clientului sau la cererea unei autorități publice întemeiată pe lege.
Drepturile persoanei vizate
Persoana vizată are dreptul:
- de a avea acces la datele cu caracter personal care o privesc și de a obține o copie a acestora
- de a solicita rectificarea datelor inexacte sau incomplete
- de a solicita ștergerea datelor sale atunci când nu mai există un temei pentru prelucrare
- de a solicita restricționarea prelucrării
- de a se opune prelucrării întemeiate pe interesul legitim și de a refuza marketingul direct
- de a primi datele pe care le-a furnizat într-un format transferabil, atunci când prelucrarea se întemeiază pe consimțământ sau pe un contract
- de a-și retrage consimțământul în orice moment
Cererile se adresează operatorului. Persoana vizată are, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere; în Finlanda, aceasta este Biroul Ombudsmanului pentru Protecția Datelor (tietosuoja.fi).
